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优行商旅:企业商旅管家的“非常6+1”

新闻动态 2021-01-19 15:19

随着中国商务旅行市场的迅猛发展,企业的差旅需求及开支也在一路攀升,差旅费用已经高居企业日常开支第二位,占到企业运营成本的35%。然而,在日常管理中,多数企业未建立起体系化的差旅管理流程,差旅管理近乎盲区,成为众多企业管理中亟需补上的短板,其重要性不言而喻。


如何实施差旅管理?


在“企业如何实施差旅管理”这一点上,某知名上市公司李经理深有感触。成功的差旅管理,无非是既要节约差旅成本,又能提升员工满意度。这两大核心诉求看似矛盾,但在他看来,如果企业能够依循以下维度进行差旅管理,就有望取得满意的运营效果。


1、采取何种差旅管理模式。企业商旅管家中的差旅系统是外包还是自建,主要取决于企业规模、管理精细度及IT系统建设能力。中小企业以及IT开发能力较弱的企业可选择外包,采用SAAS模式,大型企业可以采取SAAS+系统对接模式,超大型企业可根据公司需要量身自建差旅管理系统。


2、选择外包的商旅管家公司时,应当重点考察的几个方向包括:服务内容和标准是否符合公司政策;信息系统能力是否强大,能否和公司内部信息系统实现融合;有无增值服务,如是否提供差旅报告、差旅政策的数字化分析等;利用企业消费数据和航空公司、酒店集团的议价能力如何等。


3、差旅政策设计。企业在差旅政策的制定上,应当尽可能予以量化并细致规范,如可报销的差旅费用明细,出差住宿标准,预订机票和酒店的提前天数,明确规定流程及不予支付的费用范围等。同时,企业差旅政策还可应时、应势而变,根据对过往的差旅行为及费用分析,进行动态调整。差旅政策若有变更,应及时和高管及员工做好沟通和普及工作,保证后续顺利推行。


4、差旅流程应当融入公司信息系统,从而实现自动控制,从事后审核向事前管控转变。具体来说,有5大要点可供分享:①出差申请必须通过审批后方可预订机票酒店,避免无效差旅,预先进行预算控制;②机票酒店统一预订,签订协议,价格真实透明;③未使用机票提醒和酒店到店离店审核,避免浪费;④企业定期与差旅管理公司统一结算,降低资金成本,避免舞弊;⑤信息直联到财务报销系统,确保准确性和真实性,提高效率。


5、搭建完整的商旅管家系统。主要平台框架设计中,应该包括差旅申请系统、差旅预订系统、差旅结算系统和差旅分析系统等。企业差旅管理中,如果做到了这四大系统的顺畅对接和无缝配合,才能真正做到差旅管理的事前规划、事中监控和事后分析。


6、好的管理必须落实到执行。商旅管家实施过程中,应制定相应的信息系统实施规划、差旅政策完善规划、团队组建、供应商洽谈及协议签订规划等。规划应明确时间点、节奏以及责任人,并要求每日或每周出具进展报告,以确保各行动按计划有序进行。


在李经理看来,如果能够遵循以上六点经验,企业差旅管理流程将会极度优化。这也是李经理多年来在差旅管理一线实践中总结出的真知灼见。目前李经理在某知名上市公司负责差旅管理工作,公司分支机构众多,业务范围辐射全球。基于现实,李经理认为外包差旅服务更有助于机构运营,选择称心如意的差旅服务商,往小了说,是让员工领导满意,让行政财务省心,往大了说,有助于公司进一步走出国门,走向全球。


据了解,优行商旅成立于2006年,国家级高新技术企业,是中国领先的企业商旅管理云软件、云服务平台,专注于提供企业差旅为核心的采购外包一站式解决方案。优行商旅注册资金2100万,旗下拥有优行科技、优行航空、优行国旅、优行会展等多家分子公司,总部在深圳,在北京、上海、广州、昆明等地设有分子公司。


公司致力于通过领先的企业商旅管理云软件和云服务平台,为客户提供以企业差旅为核心的采购外包一站式解决方案。公司根据客户企业的商旅管理数据信息及管理目标,通过大数据分析,为客户建立合理化、系统化的商旅出行、旅行、会务服务体系,协助企业管理差旅费用和出行、旅行、会务难题。优行商旅秉承优质的服务和专业的管理理念,不断进行技术创新,拥有多套有效整合企业OA、HR和财务报销系统等全流程、自动化、一体化的企业办公信息化解决方案。同时,依托航空代理人和旅行社资质以及整合行业内外丰富的产品和服务资源,为客户提供专业、合理高性价比的商旅产品和服务。


优行商旅卓越的服务品质,多年来不仅赢得了顺丰集团、平安集团、华侨城集团、中航国际、深圳交易所、云南白药等超过3000家企业的高度认可,而且多次荣获国内外主流航空公司最佳差旅合作伙伴,2017-2019年连续三年荣膺“年度最佳商旅管理公司”和“年度最佳商旅服务品牌”。


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